OUTLOOK 2010 - BÚSQUEDA- Crear carpeta de búsqueda global y predictiva

Una de las opciones más rápidas, simples y cómodas para encontrar rápido los correos es crear una carpeta de búsqueda global (que cubra todo el sistema de correo) y que sea predictiva. Es decir que con escribir unos pocos caracteres ya vaya filtrando resultados en toda la base indexada.

Nos ponemos sobre las carpetas de búsqueda

Clic con el botón derecho sobre ellas y nos metemos en Nueva carpeta de búsqueda.

Nueva carpeta de búsqueda

Abajo tenemos la opción de crear una carpeta de búsqueda personalizada que es lo que queremos. Entramos en Elegir.

Ponemos un nombre, por ejemplo "búsqueda global"

Y entramos a Examinar para marcar las carpetas objeto de análisis.

Seleccionar carpetas

Marcamos todas, seleccionándolas con cuidado y sin olvidar activar "Buscar en subcarpetas"

Personalizar carpeta de búsqueda

Aparecen todas aquellas carpetas en las que buscará; es decir, la totalidad.

Outlook se extrañará por no introducir criterio de filtro.

Aceptamos. Precisamente lo que queremos es una búsqueda total que resultará muy cómoda y complementario de todas las otras.

Búsqueda global predictiva

Un sistema cómodo que cubre toda la estructura de nuestras carpetas. Es posible que tarde unas horas en indexar el archivo del correo dependiendo de su tamaño por lo que no sería mala idea hacerlo con tiempo por delante o cuando no necesitemos el ordenador. Creada la base, los demás elementos que vengan en el futuro entrarán sin demora en ella.

Pasar notas al escritorio y después a Evernote

En este vídeo podemos ver, primero, cómo las notas que creamos en Outlook pueden arrastrarse al Escritorio para verlas si Outlook está minimizado o cerrado.

Despues desde el menú contextual las sincronizamos con el recopilador de notas Evernote, una aplicación externa, que también es un complemento para Outlook, que se adapta a todas las plataformas, también a los móviles.

Eso quiere decir, por poner u ejemplo más gráfico, que si esas notas fueran una lista de la compra, desde nuestros móviles podríamos acceder a todos sus componentes desde el mismo mercado para no olvidarnos nada.

Outlook 2010 - CONVERSACIÓN- Ignorar conversación.

Es habitual que nos incluyan en un correo informándonos de algo. Hasta ahí bien pero sabemos de inmediato que por los excesos del "responder a todos" nos llegarán mensajes banales que nada nos aportarán salvo pérdida de tiempo. ¿Cómo podemos ignorar esas conversación y que las respuestas no lleguen a nuestra Bandeja de Entrada sin marcar a los destinatarios como correo basura? Es muy sencillo en Outlook 2010. Un ejemplo para verlo mejor:

Recibimos un correo de una invitación

En este caso nos informan de una invitación. Y va destinado a cuatro personas más. Nos damos por enterados, con eso nos basta.
Lo que no queremos es que nuestra Inbox se convierta en un enjambre de respuestas.

Para ello nos posicionamos sobre el mensaje en cuestión y lo seleccionamos.

Hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos "Ignorar" (con cuidado de no marcarlo como Spam que es la opción inferior)

Ignorar conversación

Outlook detecta que no queremos saber más de la conversación y nos muestra un paso previo para ignorarla. Aceptamos.

Elementos eliminados

La conversación y todas sus futuras respuestas irán a la carpeta "elemento eliminados".

Limpieza de conversación

Añadir, nada más, que desde Opciones==>Correo==>Limpieza de conversación podemos seleccionar otra carpeta a la que queremos destinar las conversaciones eliminadas. Podemos incluso crear una nueva carpeta y llevarlas allí para leerlas cuando tengamos tiempo.

OUTLOOK 2010 - MANTENIMIENTO - Limpieza de carpeta desde una fecha determinada

Imaginemos que ha pasado una periodo importante para nosotos como una campaña y precisamos limpiar una carpeta (o varias) para agilizarlas archivando elementos anteriores a una fecha determinada. Para ello deberemos seguir estos pasos.

Selección de carpeta a limpiar

Podemos desde el botón derecho sobre la carpeta, mostrar la cantidad de mensajes que la componen (Mostrar número total de elementos) o bien en la misma pestaña, General, conocer el Tamaño de la misma.

Herramientas de limpieza

Vamos a Archivo, Información, Herramientas de Limpieza y hacemos clic en Archivar.

Determinación de la fecha de limpieza

Aquí podremos seleccionar la carpeta sobre la que realizar la acción teniendo en cuenta que la misma se ejecutará también sobre las subcarpetas de la misma. Si seleccionamos la raíz de una cuenta, se aplicará sobre toda la estructura.
Debemos en Archivar elementos anteriores, seleccionar la fecha que nos interese.

Proceso de archivo

Al aceptar y regresar a la pantalla principal veremos en la barra de estado como el proceso de archivo comienza.

OUTLOOK 2010 - PASO RÁPIDO - Creación de un paso rápido, etiquetado y archivo.

Vamos a crear un Paso Rápido para un mensaje de nuestra Bandeja de entrada. Será copiado (no movido) a la carpeta de elementos en proceso "@SEGUIMIENTO", se convertirá en tarea y se etiquetará con una categoría.

Solapa Inicio, Paso Rápido.

Desplegamos Paso Rápido y clic a crear nuevo.

Editar Paso Rápido

Les agregamos las acciones que aparecen en la captura. También un método abreviado para ejecutarla pues Pasó Rápido no es muy visual en Ribbon, de ahí que sea preciso, en ocasiones, escribir el texto que debe aparecer cuando el ratón pasa por encima. Aceptamos.

Paso Rápido creado.

Al pasar el ratón por encima vemos que nos muestra detalle del Paso y el método abreviado para ejecutarlo.

EJECUCIÓN

Al ejecutarlo nos abre la Tarea en la que se convertirá con el texto del mensaje incorporado. Guardamos y cerramos.

Comprobación

Una vez ejecutado lo vemos en la carpeta "@SEGUIMIENTO" correctamente rotulado. Y también como tarea pendiente.

OUTLOOK 2010 - GTD, CREAR UNA VISTA TICKLE

En GTD existe un sistema de archivo de nombre divertido, tickle, basado en la existencia de 43 carpetas físicas que se corresponden con los días del mes y los meses del año donde se irán archivando las cosas que vengan. Las cosas futuras aparecen escondidas hasta que llega su día. Vamos a hacer una vista similar en Outlook prescindiendo de carpetas físicas.

Cambiar vista

Vamos a Administrar vistas y en el panel que aparezca buscamos lista sencilla y la seleccinamos.

La seleccionamos y le damos a copiar.

Nos pedirá un nombre, por ejemplo ponemos @tickle y la marcamos visibe para todos.

Configuración de vista avanzada

Entramos a columnas, quermos añadir un campo.

Añadimos el campo Inicio

Aparece dentro de la solapa Campos usados frecuentemente uy desde aquí mismo a la columna Categorías si esta no aparecía ya.

Filtrar

Aceptamos y regresando a Configuración de vista avanzada entramos en filtrar y a la solapa avanzada.

Añadimos lo siguiente:

En inicio, dentro de condición seleccionamos "en o antes de" y finalmente entramos hoy en el campo Valor y agregamos.
Otra vez añadimos inicio y en condición seleccionamos "no existe", lo añadimos.

Por último añadimos desde Todos los campos de tarea, Estado.

Seleccionamos distinto de completado y lo agregamos.

Filtrar debe quedar así.

Aceptamos todo y aplicamos la vista. Lo que hacemos es ocultar las tareas o acciones futuras para que visualmente no molesten y dejen ver aquellas sobre las que sí debemos trabajar.

Tenemos una vista en las que vemos todo lo presente y pasado.

Y desde la que rápidamente podemos reasignar la fecha de una acción.

OUTLOOK 2010 - ENVIAR/RECIBIR - Recibir encabezados de correo

Recibir encabezados de correo en una cuenta saturada

Encabezados de correo

Cuando la conectividad sea escasa o tengamos muchos correos por recibir, alguno de los cuales por tamaño pueda saturar la cuenta, podemos descargar los encabezados y escoger cual recibir o cual borrar directamente desde el servidor. También podemos hacer esto cuando sepamos que tendremos muchísimos correos, por ejemplo al regresar de vacaciones.

Dentro de la barra de Ribbon

elegimos enviar y recibir grupos.

Definir grupos de envío y recepción

Dentro del desplegable, "Definir grupos de envío y recepción"

Grupos de envío y recepción

Vamos a "Editar", desde donde accederemos a la configuración de las diferentes cuentas de manera individualizada.

Configuración de envío y recepción

Vamos a nuestra cuenta y marcamos las opciones seleccionadas en rojo.

Descarga de encabezados.

Sólo se mostrará el encabezado del mensaje y nuestra libertad será máxima si queremos descargarlo o eliminarlo directamente desde el servidor.