OUTLOOK - Habilitar notificaciones de escritorio sólo para ciertas personas.

Imaginemos que estamos en un momento de trabajo intenso frente a la pantalla y no deseamos ser interrumpidos por las notificaciones de Outlook excepto por los mensajes de una determinada persona o grupo, a cuyos mensajes de importancia sí permitimos que lo hagan. Vamos a ver cómo se hace.

Deshabilitar notificaciones

Vamos al menú Herramientas y después, Opciones, pestaña Otros, Opciones avanzadas, botón Opciones de aviso. Sorprendente lo profunda que se halla esta función. Inhabilitamos todo como en la imagen. Aceptamos tres veces y vamos a crear una regla. Ahora no tendremos avisos. Vamos a crear una excepción.

Creamos una regla nueva

Para ello, menú Herramientas, Reglas y alertas, nueva regla . Seleccionamos comprobar lo mensajes cuando lleguen y clic a siguiente.

Establecemos condiciones de la regla

Clic a personas o lista de distribución y abajo establecemos la dirección de correo que será una excepción a las notificaciones. Clic a siguiente. Para la prueba me serví de mi dirección de correo basura, es evidente que nosotros en el trabajo deberemos seleccionar una distinta. No es necesario que sea sólo una, podremos establecer tantas como queramos. Clic a siguiente.

Establecemos la acción a realizar

En el siguiente paso, abajo encontraremos mostrar una alerta en el escritorio, que deberemos habilitar. Como no queremos establecer excepciones damos dos veces clic a siguiente para fijar un nombre

Nombre

Establecemos un nombre que resulte claro y cerramos todo, finalizamos. Sólo queda probarlo.

Prueba

Funciona. Sólo notificará la llegada de correos del filtro fijado. Desde reglas podemos activar o no esta regla de acuerdo a nuestros intereses.

OUTLOOK - CREAR NUESTRO PROPIO TEMA DESDE CERO CON WORD

Era más fácil crear un tema nuevo en Outlook 2003 que en las versiones posteriores. Vamos a hacerlo en O. 2007, funciona de la misma manera en O. 2010.
Si disponemos de un editor HTML tendríamos mayor ventaja pero, consideremos que no es así y usemos Word.

Word 2007, nuevo documento en blanco

En un documento nuevo establecemos color de fondo y tipo de letra de la misma manera que si trabajáramos con un archivo docx de Word. También podemos insertar imágenes. Debemos dedicarle un tiempo siempre pensando en el acabado estético pues no se trata de otra cosa.

Salvarlo como HTML

Lo salvamos en C:\Program Files\Common Files\microsoft shared\Stationery\ o C:\Archivos de Programa\Common Files\microsoft shared\Stationery\ que es el lugar donde Outlook coloca los temas. Para ello vamos a otros formatos desde Guardar como.

Asignarle un nombre

Le ponemos un nombre que será nuestra manera de identificarlo. Imprescindible salvarlo como HTM. En esta ocasión lo llamaremos canela.htm. En la pantalla podemos apreciar los temas que vienen por defecto.

Cerramos Word e iniciamos Outlook

Cerramos Word para que libere al archivo creado y después arrancamos Outlook de nuevo para que cargue el nuevo tema. Imprescindibles ambos pasos.

Cargamos nuestro nuevo tema.

Para cargar nuestro nuevo tema debemos ir en O. 2007 a Herramientas, Opciones, Formato de correo, Diseño de Fondo y fuentes, pestaña Diseño de fondo general y Tema. Lo seleccionamos y si fuera preciso lo ponemos como tema por defecto.

Mensaje nuevo con el tema cargado.

Nada más, el nuevo tema aparece allí con el fondo y el tipo de letra deseado además del resto del formato.

OUTLOOK - CREACCIÓN DE FORMULARIO CON CONTEXTOS O SENSIBILIDADES

Vamos a crear un formulario que defina el pensamiento del redactor para que el destinatario sepa si éste espera respuesta al mensaje, si el mismo es o no accionable y el grado de urgencia con que se le trata.

MENSAJE NUEVO

En la ficha Programador seleccionamos Diseñar este formulario.

CUADRO DE CONTROLES

Nos será preciso recurrir al Cuadro de controles, así que lo abrimos desde la agrupación Herramientas.

Variamos el espacio del contenido del mensaje

El primer problema que se nos plantea es el espacio para nuestros controles. Lo solucionamos arrastrando hacia abajo la caja donde se coloca el cuerpo del mensaje.

CUADROS COMBINADOS

Arrastramos un cuadro combinado al espacio que queda libre.

Propiedades del cuadro combinado

Lo seleccionamos y hacemos clic derecho para acceder a sus propiedades.

Pestaña Valor

En la pestaña valor creamos un campo nuevo que llamaremos RPTA - RESPUESTA -. Lo que queremos poner es si esperamos o no respuesta a ese mensaje.

Valores posibles

Para ese campo que llamamos respuesta establecemos los valores posibles que aparecen resaltados en amarillo. Es importante saber que el separador de valores es un punto y como ";". Aceptamos.

Etiqueta del cuadro combinado

Necesitamos una etiqueta de texto para reconocer al cuadro combinado. Podemos insertarla desde el Cuadro de Herramientas o copiar la que ya aparece en el mismo asunto renombrándola con clic derecho al seleccionarla.

Alineamos cuadro y etiqueta

Alineamos cuadro y etiqueta de acuerdo al espacio disponible.

Arrastramos otro paso combinado

Este paso será para la naturaleza del mensaje. Creamos un nuevo campo y añadimos al mismo los valores ACCIONABLE; FYI; CONSULTA. Seguimos los pasos anteriores de creación de etiqueta y alineación.

Vista del formulario

El formulario ya muestra dos cajas en las que podemos seleccionar valores de manera sencilla.

Campo combinado de urgencia

El último campo combinado repitiendo los mismos paso de los anteriores. Lo usaremos para aclarar el grado de urgencia del mensaje. Si queremos podremos establecer un valor inicial del campo.

Seleccionamos todos los nuevos valores del formulario

Pinchando sin soltar el ratón cubrimos todos los campos que hemos creado. De esta manera quedarán seleccionados. Los copiamos mediante CONTROL + C

Modificar página de lectura

TODO LO CREADO ANTERIORMENTE ES PARA LA PÁGINA DE REDACCIÓN DEL MENSAJE. Ahora necesitamos insertar esos valores en la página de lectura que es la que verá el destinatario y a la vez establecer esos valores como NO MODIFICABLES. De esta manera no podrán ser modificados una vez que se pongan en el mensaje.

PÁGINA DE LECTURA

En la de lectura hacemos de nuevo espacio como hicimos en la página de redacción. Pegamos mediante CONTROL + V

Propiedades de sólo lectura

Sobre cada etiqueta y caja, seleccionando y haciendo clic derecho en ellos, activamos la caja "Sólo lectura". Así evitaremos que sean variados.

Configuración sólo lectura

Al estar en sólo lectura los cuadros se vuelven grises. Es la forma de decirnos que no pueden modificarse al ser leídos.

Publicar formulario

Falta publicar el formulario que es lo mismo que salvarlo.

Nombre

Le ponemos nombre para identificarlo. Lo llamaremos mensaje con contextos. Ojo, para que los demás vean los contextos deben instalar el formulario en sus equipos.

Escribir en el formulario.

El formulario puede lanzarse como se ve en la imagen. También puede establecerse por defecto pero no es el caso.

Mensaje del formulario

Ahora, al escribir un mensaje podremos definir contextos y nuestro destinatario(s) sabrán de manera concisa que esperamos de los mensajes remitidos.

OUTLOOK 2007 CREACIÓN DE MACRO PARA SALVAR ARCHIVOS ADJUNTOS

Vamos a crear una macro que salve a una carpeta específica todos los archivos adjunto de un mensaje o de varios mensajes sin necesidad de abrirlos.

Editor de Visual Basic

Abrimos el editor pulsando ALT+F11.

Ventana de proyectos

A la izquierda tenemos la ventana de proyectos. Hacemos doble clic en ThisOutlookSession.

Pegado de código

En la sección de edición pegamos el código que se reproduce abajo en azul. La macro se llamará SavenotdeleteAttachments (no elimina los archivos del cuerpo del mensaje)
Public Sub SavenotdeleteAttachments()
Dim objOL As Outlook.Application
Dim objMsg As Outlook.mailItem 'Object
Dim objAttachments As Outlook.Attachments
Dim objSelection As Outlook.Selection
Dim i As Long
Dim lngCount As Long
Dim strFile As String
Dim strFolderpath As String
Dim strDeletedFiles As String

' Get the path to your My Documents folder
strFolderpath = "C:\adjuntos\"
On Error Resume Next

' Instantiate an Outlook Application object.
Set objOL = CreateObject("Outlook.Application")

' Get the collection of selected objects.
Set objSelection = objOL.ActiveExplorer.Selection

' The attachment folder needs to exist
' You can change this to another folder name of your choice

' Set the Attachment folder.
strFolderpath = strFolderpath

' Check each selected item for attachments.
For Each objMsg In objSelection

Set objAttachments = objMsg.Attachments
lngCount = objAttachments.Count

If lngCount > 0 Then

' Use a count down loop for removing items
' from a collection. Otherwise, the loop counter gets
' confused and only every other item is removed.

For i = lngCount To 1 Step -1

' Get the file name.
strFile = objAttachments.item(i).FileName

' Combine with the path to the Temp folder.
strFile = strFolderpath & strFile

' Save the attachment as a file.
objAttachments.item(i).SaveAsFile strFile

Next i
End If

Next

ExitSub:

Set objAttachments = Nothing
Set objMsg = Nothing
Set objSelection = Nothing
Set objOL = Nothing
End Sub

Salvamos

Clic en el disco o Control+S para salvar el proyecto.

Creación de carpeta "adjuntos"

Ese código presupone que existe una carpeta llamada "adjuntos" en la unidad C: . Como lo más probable es que no la tengamos debemos crearla puesto que aquí se salvarán los archivos adjuntados.

Seleccionar mensajes con adjuntos

Con la macro creada bastará con seleccionar los mensajes con adjuntos que deseemos guardar sin necesidad de abrirlos individualmente.

ALT+F8, Caja de diálogo de macros

Sin que se pierda la selección pulsamos ALT+F8 para activar la caja de macros. Seleccionamos nuestra macro, en este caso la última, y hacemos clic en ejecutar.

Archivos salvados en la carpeta adjuntos

Ya está, los archivos aparecerán salvados en esa carpeta. Esta macro resulta de gran utilidad cuando pretendamos salvar decenas de adjuntos de muchos mensajes.

Botón en la barra de menús

Podemos añadir el botón de la macro en la barra de menús para mayor comodidad.

Outlook, añadir vista prevía a los mensajes sin leer

Existe una simple maña para diferenciar aún más los mensajes sin leer que la negrita con la que aparecen al entrar en la bandeja. Se trata de mostrar una vista previa de ellos, con una fuente diferente.

Aquí tenemos algunos mensajes.

Tan sólo las negritas nos muestras que están sin leer.

Personalizar vista actual

Botón derecho sobre los encabezados y nos vamos a Personalizar vista actual.

Más opciones.

Clic a más opciones.

Más opciones

Marcamos Mostrar los elementos sin leer y en fuente podemos tomar alguna característica que ayude a diferenciarla del resto. En este caso, color verde y seminegrita.

Obtenemos una visualización resaltada.

Los mensajes sin leer, sólo ellos, mostrarán una vista previa que los diferenciar más del resto y nos ayudará a calibrar el orden de lectura.

Outlook - DIFERIR UNOS MINUTOS EL ENVÍO DE MENSAJES

En ocasiones apenas hemos enviado un mensaje recordamos información que debiéramos haber añadido. Para que eso no suceda podríamos diferir brevemente su envío. Por ejemplo 3 minutos.

Desde el menú herramientas abrimos el asistente para reglas y alertas.

Hacemos clic en nueva regla y, en la ventana que aparece, señalamos que se comprueben los mensajes después de darle al botón de enviar. Esto es, que se trata de una regla para los mensajes salientes. Damos a siguiente 2 VECES.

Nos aparece un mensaje de alerta.

Es normal, no queremos admitir excepciones. Tres minutos no es un tiempo que, digamos, quiebre a nadie la cabeza. Aceptamos.

Diferir entrega

Marcamos diferir entrega tal y como aparece en la imagen y en el hipervínculo de abajo, al hacer clic, subimos a tres minutos. Aceptamos, hacemos clic en siguiente, le ponemos un nombre y finalizamos.

La regla está activada

Podemos activarla o no según sea nuestra actividad e incluso subir el número de minutos en días que nos encontremos confusos o con dudas.

OUTLOOK 2007 - REDUCCIÓN DEL TAMAÑO DE LAS IMÁGENES

Una de las características más ocultas de Outlook es su posibilidad de reducir de manera drástica el tamaño de las imágenes adjuntas o incrustadas. Vamos a verlo con un ejemplo.

Correo con dos imágenes JPG adjuntas.

Son imágenes sin redimensionar, ambas de más de 3000 píxeles. Generalmente para que un servidor las admitiera, si fueran muchas, debiéramos redimensionarlas a 1024 o inferior.

En borrador

En borrador vemos que tenemos un mensaje enorme de 16 Mb. Vamos a usar Outlook para reducirlo.

Abrimos el mensaje y vamos a la solapa insertar.

Con el mensaje abierto, dentro de la pestaña insertar, hacemos clic en el disparador que aquí aparece resaltado en amarillo. De inmediato nos abrirá un panel a nuestra derecha. Vamos a verlo.

Redimensionar imagen

En la parte inferior veremos un desplegable que nos ofrece la posibilidad de cambiar el tamaño de las imágenes. Lo desplegamos y seleccionamos un tamaño de 1024x768, más que suficiente para mostrarlas e imprimirlas de manera correcta. Por supuesto, existen tamaños inferiores que acentuarían la reducción.

Le damos a enviar mensaje

Si vamos de inmediato a la bandeja de salida veremos que, en un segundo plano, nos redujo de manera drástica el tamaño de las imágenes: de 16 Mb a tan sólo 509 Kb.

SEGUNDO SUPUESTO: REDUCCIÓN DE TAMAÑO EN UN MENSAJE CON IMÁGENES INCRUSTADAS

Esta reducción es más discreta y rara vez la usaremos. No viene mal, en cualquier modo, conocerla. Tenemos un mensaje como el de arriba, con diversas imágenes incrustadas.

Lo guardamos como borrador para ver su tamaño

Ocupa 2 Mb. Podría remitirse pero veamos una manera simple de reducirlo.

Seleccionamos una imagen.

Al hacerlo comprobamos que aparece una nueva solapa por encima de las demás. Debemos hacer clic en ella y en la nueva barra que aparece ir a Comprimir imágenes.

Comprimir imágenes

Entramos a opciones.

Configuración de compresión

Marcamos esos valores de la imagen que son m´s que suficientes para una imagen. Lo que se hace es reducir los puntos por pulgada. Aceptamos y regresamos al mensaje.

Reducción a la mitad.

Si vamos a borrador veremos que pese a apreciarse con la misma nitidez, las imágenes, su tamaño se redujo a la mitad. El mensaje estaría listo para enviarse.