Outlook - Ocultar una categoría de la vista

En algún momento podemos necesitar que una categoría quede oculta bien sea para no distraernos o porque no deseamos que se malinterpreten los mensajes que recibimos.

Ocultar la categoría @PRIVADO

En este caso ocultaremos la categoría @PRIVADO de la carpeta de correo procesado.

Personalizar vista actual o ver configuración

Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de las columnas podemos entrar a Ver configuración o a Personalizar la vista actual (en Outlook 2007). Entramos.

Filtrar

También podemos llegara a esta pantalla desde el menú o pestaña Vista. Entramos a filtrar.

Pestaña Avanzado

Vamos a la pestaña avanzado para introducir un criterio. Hacemos clic en categorías que se encuentra dentro de "Campos usados frecuentemente".

Filtrar vista @PRIVADO

Una vez establecido el campo categoría en condición seleccionamos "no contiene" y en valor escribimos el nombre de la categoría, en este caso @PRIVADO. Por último lo agregamos a la lista y aceptamos un par de veces para comprobarlo sobre la carpeta.

Categoría @PRIVADO excluida

Si agrupamos por categorías veremos que esa categoría permanece oculta. Esa vista será filtrada. Para deshacerla será tan fácil como repetir los mismo pasos y eliminar ese filtro.

Si necesitamos una consulta rápida de esta categoría podemos usar una carpeta de búsqueda.

Outlook - Archivo de elementos a partir de una fecha específica.

Archivar, al que llegamos desde el menú Archivo==>Archivar, consiste en el ejercicio CONSCIENTE de las funciones de salvaguarda de elementos. Por la forma en la que funcionan muchas empresas tendrá gran utilidad al permitir, por ejemplo, archivos PST u OST por años, fácilmente accesibles para realizar consultas. Veamos un ejemplo pero determinemos antes el tamaño del buzón. El proceso es idéntico en Outlook 2007 y 2010.

Tamaño de la carpeta

Desde Lista de carpetas llegamos a Tamaños de las carpetas como se aprecia en la imagen. La ventana nos muestra un modesto archivo de carpetas personales de 181231 Kb. Servirá, no obstante, para realizar la prueba.

Archivar

Menú Archivo-->Archivar. Seleccionamos Carpetas personales que es el archivo sobre el que se trabajará. Especificamos una fecha como puede ser un inicio de año, el comienzo de un periodo productivo etc. A mayor facilidad para el recuerdo mayor será la facilidad para, con posterioridad encontrar elementos.
Marcamos (lo resaltado en verde) que el proceso excluya a elementos que remarcamos de manera individual mediante la tecla Alt+Enter.

ESTO ES IMPORTANTE SI QUEREMOS QUE UNOS DETERMINADOS MENSAJES NO SEAN ARCHIVADOS POR SU IMPORTANCIA.

También podremos especificar una ruta especial para localizar fácil ese archivo histórico. O un nombre que nos ayude a inferir en un momento la fecha de los elementos que contiene. Es importante que no olvidemos la ruta en la que se coloca ese archivo. Aunque siempre podremos hacer una búsqueda por OST o PST.

Aceptamos

El proceso se realiza en segundo plano. Detectaremos su inicio si estamos atentos a la Barra de estado

Proceso concluido

Si, como en el primer paso, realizamos una comprobación para determinar el tamaño de las carpetas veremos una disminución drástica de su tamaño. Una disminución cercana al 60%.

Excepción para evitar el archivo de un elemento importante.

Un elemento que se remarcó como prueba no fue archivado. Su fecha es de 17/09/12, anterior al periodo fijado de archivo. Como hemos dicho, por su importancia, queremos mantenerlo.

Que un mensaje o tarea nunca sea archivado

Para que no se realice funciones de archivo sobre un mensaje o una tarea nos posicionamos sobre ellos y al hacer ALT+ENTER remarcamos No autoarchivar este elemento. Con posterioridad debemos dejar sin remarcar la opción "Incluir elementos que tengan activada la casilla no autoarchivar" dentro de las opciones de Archivar.

Outlook 2007 - Crear enlace a una Web en la barra de herramientas

En Outlook 2010 es necesario recurrir a las macros para crear un hipervínculo en la barra de herramientas, sin embargo en Outlook 2007 no es complicado hacerlo.

Personalizar Barra de herramientas

Sobre la barra de herramientas hacemos clic con el botón derecho y vamos a Personalizar.

Arrastrar botón

Ahora deberemos arrastrar un icono a la posición de la barra donde queremos que se fije. Hagámoslo, por ejemplo, con el icono de Página de inicio que encontraremos en la categoría Web.

Clic derecho sobre el botón arrastrado

Una vez colocado en la barra volvemos a hacer clic sobre dicho icono para acceder a su menú contextual. La última posición es la de Asignar hipervínculo que es donde debemos entrar.

Asignar hipervínculo

Nos quedará nada más que entrar la dirección que queremos dentro del botón de la izquierda "Archivo o página Web existente". Tras eso aceptamos las veces necesarias para cerrar las ventanas abiertas.

Comprobación

Ahora, cada vez que hagamos clic en el icono, que podremos por cierto variar, abrirá el hipervínculo o enlace en el navegador por defecto.