Outlook - Ocultar una categoría de la vista

En algún momento podemos necesitar que una categoría quede oculta bien sea para no distraernos o porque no deseamos que se malinterpreten los mensajes que recibimos.

Ocultar la categoría @PRIVADO

En este caso ocultaremos la categoría @PRIVADO de la carpeta de correo procesado.

Personalizar vista actual o ver configuración

Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de las columnas podemos entrar a Ver configuración o a Personalizar la vista actual (en Outlook 2007). Entramos.

Filtrar

También podemos llegara a esta pantalla desde el menú o pestaña Vista. Entramos a filtrar.

Pestaña Avanzado

Vamos a la pestaña avanzado para introducir un criterio. Hacemos clic en categorías que se encuentra dentro de "Campos usados frecuentemente".

Filtrar vista @PRIVADO

Una vez establecido el campo categoría en condición seleccionamos "no contiene" y en valor escribimos el nombre de la categoría, en este caso @PRIVADO. Por último lo agregamos a la lista y aceptamos un par de veces para comprobarlo sobre la carpeta.

Categoría @PRIVADO excluida

Si agrupamos por categorías veremos que esa categoría permanece oculta. Esa vista será filtrada. Para deshacerla será tan fácil como repetir los mismo pasos y eliminar ese filtro.

Si necesitamos una consulta rápida de esta categoría podemos usar una carpeta de búsqueda.

Outlook - Archivo de elementos a partir de una fecha específica.

Archivar, al que llegamos desde el menú Archivo==>Archivar, consiste en el ejercicio CONSCIENTE de las funciones de salvaguarda de elementos. Por la forma en la que funcionan muchas empresas tendrá gran utilidad al permitir, por ejemplo, archivos PST u OST por años, fácilmente accesibles para realizar consultas. Veamos un ejemplo pero determinemos antes el tamaño del buzón. El proceso es idéntico en Outlook 2007 y 2010.

Tamaño de la carpeta

Desde Lista de carpetas llegamos a Tamaños de las carpetas como se aprecia en la imagen. La ventana nos muestra un modesto archivo de carpetas personales de 181231 Kb. Servirá, no obstante, para realizar la prueba.

Archivar

Menú Archivo-->Archivar. Seleccionamos Carpetas personales que es el archivo sobre el que se trabajará. Especificamos una fecha como puede ser un inicio de año, el comienzo de un periodo productivo etc. A mayor facilidad para el recuerdo mayor será la facilidad para, con posterioridad encontrar elementos.
Marcamos (lo resaltado en verde) que el proceso excluya a elementos que remarcamos de manera individual mediante la tecla Alt+Enter.

ESTO ES IMPORTANTE SI QUEREMOS QUE UNOS DETERMINADOS MENSAJES NO SEAN ARCHIVADOS POR SU IMPORTANCIA.

También podremos especificar una ruta especial para localizar fácil ese archivo histórico. O un nombre que nos ayude a inferir en un momento la fecha de los elementos que contiene. Es importante que no olvidemos la ruta en la que se coloca ese archivo. Aunque siempre podremos hacer una búsqueda por OST o PST.

Aceptamos

El proceso se realiza en segundo plano. Detectaremos su inicio si estamos atentos a la Barra de estado

Proceso concluido

Si, como en el primer paso, realizamos una comprobación para determinar el tamaño de las carpetas veremos una disminución drástica de su tamaño. Una disminución cercana al 60%.

Excepción para evitar el archivo de un elemento importante.

Un elemento que se remarcó como prueba no fue archivado. Su fecha es de 17/09/12, anterior al periodo fijado de archivo. Como hemos dicho, por su importancia, queremos mantenerlo.

Que un mensaje o tarea nunca sea archivado

Para que no se realice funciones de archivo sobre un mensaje o una tarea nos posicionamos sobre ellos y al hacer ALT+ENTER remarcamos No autoarchivar este elemento. Con posterioridad debemos dejar sin remarcar la opción "Incluir elementos que tengan activada la casilla no autoarchivar" dentro de las opciones de Archivar.

Outlook 2007 - Crear enlace a una Web en la barra de herramientas

En Outlook 2010 es necesario recurrir a las macros para crear un hipervínculo en la barra de herramientas, sin embargo en Outlook 2007 no es complicado hacerlo.

Personalizar Barra de herramientas

Sobre la barra de herramientas hacemos clic con el botón derecho y vamos a Personalizar.

Arrastrar botón

Ahora deberemos arrastrar un icono a la posición de la barra donde queremos que se fije. Hagámoslo, por ejemplo, con el icono de Página de inicio que encontraremos en la categoría Web.

Clic derecho sobre el botón arrastrado

Una vez colocado en la barra volvemos a hacer clic sobre dicho icono para acceder a su menú contextual. La última posición es la de Asignar hipervínculo que es donde debemos entrar.

Asignar hipervínculo

Nos quedará nada más que entrar la dirección que queremos dentro del botón de la izquierda "Archivo o página Web existente". Tras eso aceptamos las veces necesarias para cerrar las ventanas abiertas.

Comprobación

Ahora, cada vez que hagamos clic en el icono, que podremos por cierto variar, abrirá el hipervínculo o enlace en el navegador por defecto.

OUTLOOK - Habilitar notificaciones de escritorio sólo para ciertas personas.

Imaginemos que estamos en un momento de trabajo intenso frente a la pantalla y no deseamos ser interrumpidos por las notificaciones de Outlook excepto por los mensajes de una determinada persona o grupo, a cuyos mensajes de importancia sí permitimos que lo hagan. Vamos a ver cómo se hace.

Deshabilitar notificaciones

Vamos al menú Herramientas y después, Opciones, pestaña Otros, Opciones avanzadas, botón Opciones de aviso. Sorprendente lo profunda que se halla esta función. Inhabilitamos todo como en la imagen. Aceptamos tres veces y vamos a crear una regla. Ahora no tendremos avisos. Vamos a crear una excepción.

Creamos una regla nueva

Para ello, menú Herramientas, Reglas y alertas, nueva regla . Seleccionamos comprobar lo mensajes cuando lleguen y clic a siguiente.

Establecemos condiciones de la regla

Clic a personas o lista de distribución y abajo establecemos la dirección de correo que será una excepción a las notificaciones. Clic a siguiente. Para la prueba me serví de mi dirección de correo basura, es evidente que nosotros en el trabajo deberemos seleccionar una distinta. No es necesario que sea sólo una, podremos establecer tantas como queramos. Clic a siguiente.

Establecemos la acción a realizar

En el siguiente paso, abajo encontraremos mostrar una alerta en el escritorio, que deberemos habilitar. Como no queremos establecer excepciones damos dos veces clic a siguiente para fijar un nombre

Nombre

Establecemos un nombre que resulte claro y cerramos todo, finalizamos. Sólo queda probarlo.

Prueba

Funciona. Sólo notificará la llegada de correos del filtro fijado. Desde reglas podemos activar o no esta regla de acuerdo a nuestros intereses.

OUTLOOK - CREAR NUESTRO PROPIO TEMA DESDE CERO CON WORD

Era más fácil crear un tema nuevo en Outlook 2003 que en las versiones posteriores. Vamos a hacerlo en O. 2007, funciona de la misma manera en O. 2010.
Si disponemos de un editor HTML tendríamos mayor ventaja pero, consideremos que no es así y usemos Word.

Word 2007, nuevo documento en blanco

En un documento nuevo establecemos color de fondo y tipo de letra de la misma manera que si trabajáramos con un archivo docx de Word. También podemos insertar imágenes. Debemos dedicarle un tiempo siempre pensando en el acabado estético pues no se trata de otra cosa.

Salvarlo como HTML

Lo salvamos en C:\Program Files\Common Files\microsoft shared\Stationery\ o C:\Archivos de Programa\Common Files\microsoft shared\Stationery\ que es el lugar donde Outlook coloca los temas. Para ello vamos a otros formatos desde Guardar como.

Asignarle un nombre

Le ponemos un nombre que será nuestra manera de identificarlo. Imprescindible salvarlo como HTM. En esta ocasión lo llamaremos canela.htm. En la pantalla podemos apreciar los temas que vienen por defecto.

Cerramos Word e iniciamos Outlook

Cerramos Word para que libere al archivo creado y después arrancamos Outlook de nuevo para que cargue el nuevo tema. Imprescindibles ambos pasos.

Cargamos nuestro nuevo tema.

Para cargar nuestro nuevo tema debemos ir en O. 2007 a Herramientas, Opciones, Formato de correo, Diseño de Fondo y fuentes, pestaña Diseño de fondo general y Tema. Lo seleccionamos y si fuera preciso lo ponemos como tema por defecto.

Mensaje nuevo con el tema cargado.

Nada más, el nuevo tema aparece allí con el fondo y el tipo de letra deseado además del resto del formato.

OUTLOOK - CREACCIÓN DE FORMULARIO CON CONTEXTOS O SENSIBILIDADES

Vamos a crear un formulario que defina el pensamiento del redactor para que el destinatario sepa si éste espera respuesta al mensaje, si el mismo es o no accionable y el grado de urgencia con que se le trata.

MENSAJE NUEVO

En la ficha Programador seleccionamos Diseñar este formulario.

CUADRO DE CONTROLES

Nos será preciso recurrir al Cuadro de controles, así que lo abrimos desde la agrupación Herramientas.

Variamos el espacio del contenido del mensaje

El primer problema que se nos plantea es el espacio para nuestros controles. Lo solucionamos arrastrando hacia abajo la caja donde se coloca el cuerpo del mensaje.

CUADROS COMBINADOS

Arrastramos un cuadro combinado al espacio que queda libre.

Propiedades del cuadro combinado

Lo seleccionamos y hacemos clic derecho para acceder a sus propiedades.

Pestaña Valor

En la pestaña valor creamos un campo nuevo que llamaremos RPTA - RESPUESTA -. Lo que queremos poner es si esperamos o no respuesta a ese mensaje.

Valores posibles

Para ese campo que llamamos respuesta establecemos los valores posibles que aparecen resaltados en amarillo. Es importante saber que el separador de valores es un punto y como ";". Aceptamos.

Etiqueta del cuadro combinado

Necesitamos una etiqueta de texto para reconocer al cuadro combinado. Podemos insertarla desde el Cuadro de Herramientas o copiar la que ya aparece en el mismo asunto renombrándola con clic derecho al seleccionarla.

Alineamos cuadro y etiqueta

Alineamos cuadro y etiqueta de acuerdo al espacio disponible.

Arrastramos otro paso combinado

Este paso será para la naturaleza del mensaje. Creamos un nuevo campo y añadimos al mismo los valores ACCIONABLE; FYI; CONSULTA. Seguimos los pasos anteriores de creación de etiqueta y alineación.

Vista del formulario

El formulario ya muestra dos cajas en las que podemos seleccionar valores de manera sencilla.

Campo combinado de urgencia

El último campo combinado repitiendo los mismos paso de los anteriores. Lo usaremos para aclarar el grado de urgencia del mensaje. Si queremos podremos establecer un valor inicial del campo.

Seleccionamos todos los nuevos valores del formulario

Pinchando sin soltar el ratón cubrimos todos los campos que hemos creado. De esta manera quedarán seleccionados. Los copiamos mediante CONTROL + C

Modificar página de lectura

TODO LO CREADO ANTERIORMENTE ES PARA LA PÁGINA DE REDACCIÓN DEL MENSAJE. Ahora necesitamos insertar esos valores en la página de lectura que es la que verá el destinatario y a la vez establecer esos valores como NO MODIFICABLES. De esta manera no podrán ser modificados una vez que se pongan en el mensaje.

PÁGINA DE LECTURA

En la de lectura hacemos de nuevo espacio como hicimos en la página de redacción. Pegamos mediante CONTROL + V

Propiedades de sólo lectura

Sobre cada etiqueta y caja, seleccionando y haciendo clic derecho en ellos, activamos la caja "Sólo lectura". Así evitaremos que sean variados.

Configuración sólo lectura

Al estar en sólo lectura los cuadros se vuelven grises. Es la forma de decirnos que no pueden modificarse al ser leídos.

Publicar formulario

Falta publicar el formulario que es lo mismo que salvarlo.

Nombre

Le ponemos nombre para identificarlo. Lo llamaremos mensaje con contextos. Ojo, para que los demás vean los contextos deben instalar el formulario en sus equipos.

Escribir en el formulario.

El formulario puede lanzarse como se ve en la imagen. También puede establecerse por defecto pero no es el caso.

Mensaje del formulario

Ahora, al escribir un mensaje podremos definir contextos y nuestro destinatario(s) sabrán de manera concisa que esperamos de los mensajes remitidos.